Checklista för konferensbokare

Att boka en konferens ger mycket att tänka på. Många detaljer skapar tillsammans en helhet, där god planering är a och o. Här har vi sammanställt en checklista för dig som konferensbokare.

På Konferens.se kan du söka via ort, anläggning eller aktivitet. Vi hjälper dig också kostnadsfritt med din bokning.

Lycka till med din konferens!

Välj ort
Vill du boka konferens i norr, söder, öst eller väst? Nära eller långt borta, kanske till och med utomlands? Att välja ort är första steget.

Välj konferensanläggning

Närhet till storstadens puls eller lantligt lugn? Kanske behöver du ett visst säkerhetstänkande eller närhet till hav, spa och vissa aktiviteter? Utgå från syfte och behov för just din konferens. Om möjligt: besök anläggningen med oss i förväg för att undvika överraskningar och för att skapa en bra relation.

Välj logi
Boka boende, med eller utan måltider. Är det många deltagare, kanske delade rum är en variant. Varar konferensen i flera dagar, är troligen helpension, där logi, frukost, fm kaffe, lunch, em kaffe och middag ingår, det mest optimala.

Välj konferenslokal och sittning

Utgå från gruppen och konferensens syfte, när du bokar lokal och sittning. Skolsittning passar vid utbildningar, u-bord vid gemensamma diskussioner och biosittning vid föreläsningar. Du kan också variera under tiden, i en eller flera lokaler. Varför inte komplettera med grupprum?

Ordna konferensutrustning
Ta reda på vilken utrustning som behövs och vad som redan finns på plats på konferensanläggningen. Mikrofon/mygga, storbildsprojektor och ljudanläggning är bara ett axplock av de önskemål som kan finnas.

Boka måltider, kaffe och mellanmål
Beställ mat och dryck i god tid, om du inte valt helpension. Glöm inte detaljerna, som fika vid ankomsten, eventuella smörgåsar vid pauserna eller energipåfyllning som frukt och nötter. Tillgång till vatten i konferenslokalen är viktigt, liksom alkoholfria alternativ till middagen.

Ta reda på allergier och enskilda önskemål

Alla tål inte allt, men låt inte det sätta käppar i hjulet. Med god framförhållning blir inte allergier något hinder för en lyckad konferensmåltid.

Boka föreläsare
En bra föreläsare kan göra hela skillnaden. Var åter ute i god tid och ta reda på vilken typ som behövs. En föreläsare kan inspirera, informera, väcka diskussion, medvetenhet eller skratt. Kanske till och med allt på samma gång?

Boka aktivitet
En konferensaktivitet ger både nytta och nöje. Den blir något att se fram emot, den bygger relationer och skapar minnen. Vad passar just din grupp och ert syfte? Välj bland obegränsade aktiviteter, med allt från ridning eller skytte till whiskyprovning och rollspel.

Skicka ut inbjudningar och agenda
Gör en tydlig agenda med tid, plats och syfte. Skicka den sedan tillsammans med inbjudan i god tid till samtliga inblandade – såväl föreläsare som deltagare och arrangörer.

Boka och samordna transporter
Att samordna och effektivisera transporter till och från anläggningen, sparar både tid och pengar. Var även här ute i god tid och var lyhörd för enskilda önskemål. Bekräfta och dubbelkolla detaljer Stäm av bokningsbekräftelsen och dubbelkolla med konferensanläggningen så att allt är spikat i god tid innan. Stämmer deltagarlistorna? Tidsschemat? Har det tillkommit eller fallit bort önskemål och beställningar? Har något fallit mellan stolarna finns fortfarande tid att ordna detta. Att bekräfta bokningen ger trygghet på konferensdagen.

Kom i tid och var tillgänglig

Som konferensbokare och -arrangör är du ofta ”spindeln i nätet”. Var på plats i god tid, före deltagarna. Var tillgänglig under konferensen, för oförutsedda händelser och behov.

Utvärdera och följ upp internt
Blev konferensen som du tänkt dig? Vad var extra lyckat och vad kan göras bättre till nästa gång? En utvärdering med uppföljning är en bra avslutning.

Ge feedback till anläggningen
Låt konferensanläggningen få veta vad som fungerade bra och/eller mindre bra. Genom återkoppling, ökar förutsättningarna för en bra relation och en bra konferens nästa gång.